Экономика

Прием на работу. Может ли отдел состоять из одного начальника отдела Может ли отдел работать без начальника

07.02.2023

Может ли в структуре учреждения существовать отдел без должности начальника отдела, при этом сотрудники данного отдела будут находиться в прямом подчинении заместителя директора?

Ответ

Ответ на вопрос:

По общему правилу вопрос о распределении должностей по отделам решается по усмотрению руководства организации.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Формально Трудовой кодекс РФ не запрещает работодателю создавать структурные подразделения (например, отдел) без руководителя данного структурного подразделения. Тем более, что фактическое подчинение осуществляется, как Вы указали, заместителю директора.

В отношении бюджетных учреждений распределение должностей внутри структурных подразделений происходит по решению руководства, но с учетом ряда ограничений. Так, в федеральных госорганах распределение должностей по отделам происходит с учетом предельной утвержденной численности сотрудников и бюджета учреждения (см., например, Положения, утвержденного , Положения, утвержденного ). В федеральных казенных учреждениях - с учетом предельной утвержденной для них численности.

Для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().

Таким образом, ограничений на создание в учреждении отдела без должности «начальник отдела» нет, если для данного вида учреждений нет обязательного регламента по формированию структуры учреждения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения

Штатную численность сотрудников организации или отдельного подразделения определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.

Пример расчета штатной численности сотрудников структурного подразделения

Организация оказывает услуги в области прачечных и открывает новое структурное подразделение - прачечную. Для расчета штатной численности сотрудники отдела кадров руководствуются , утвержденными .

Планируемые показатели по работе новой прачечной определены следующим образом:

  • Количество обрабатываемого белья в смену - 12 000 кг;
  • режим работы прачечной - 1-сменный.

Оптимальное количество сотрудников для новой прачечной специалист отдела кадров определил так:

Численность сотрудников прачечной согласно Нормативов численности, утвержденных , равна 1,7, то есть 2 человека.

2. Ситуация: как распределить должности сотрудников по отделам внутри организации

По общему правилу вопрос о распределении должностей по отделам решается по усмотрению руководства организации.

Коммерческие организации вправе самостоятельно решать, как именно распределять должности сотрудников по отделам или иным структурным подразделениям. Наименование должностей сотрудников и их распределение должны соответствовать исполняемой конкретным сотрудником трудовой функции (). При этом необходимо помнить о запрете дискриминации в сфере труда и необходимости (ст. , ТК РФ). Для распределения должностей внутри структурных подразделений можно воспользоваться и рекомендациями по определению численности, например, .

В отношении бюджетных учреждений распределение должностей внутри структурных подразделений также происходит по решению руководства, но с учетом ряда ограничений. Так, в федеральных госорганах распределение должностей по отделам происходит с учетом предельной утвержденной численности сотрудников и бюджета учреждения (см., например, Положения, утвержденного , Положения, утвержденного ). В федеральных казенных учреждениях - с учетом предельной утвержденной для них численности.

3. Ситуация: может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела

Формально Трудовой кодекс РФ не запрещает работодателю создавать структурные подразделения (например, отдел), состоящие только из одного сотрудника, в частности, руководителя данного структурного подразделения.

Вместе с тем, по общему правилу и исходя из логики должностные обязанности категории «руководитель» предполагают руководство подчиненными сотрудниками. Например, для должности начальника отдела кадров такая обязанность прямо предусмотрена , утвержденным . Указанным документом обязанности по руководству сотрудниками отдела предусмотрены и для иных руководителей - начальника отдела капитального строительства, начальника отдела комплектации оборудования, начальника отдела контроля качества и т. д.

При этом квалификационные справочники по общему правилу являются рекомендованными к использованию документами. Исключение составляют случаи, если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения. Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности - соответствующему функционалу из справочника. Это следует из положений части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение указанного условия лишит сотрудника права на получение льгот и компенсаций.

Исходя из указанного в общем случае в штатном расписании может быть предусмотрена должность руководителя отдела при отсутствии других штатных единиц в этом отделе. Вместе с тем, во избежание несоответствия названия должности и при необходимости дополнительного мотивирования сотрудника, единолично обеспечивающего то или иное направление деятельности компании, его должность можно обозначить как заместитель руководителя по соответствующему направлению. Так, например, вместо создания отдела кадров, состоящего только из начальника этого отдела, можно рекомендовать должность заместителя руководителя организации по персоналу.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Пикеева,

эксперт Системы Кадры


Актуальные кадровые изменения


  • Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.

  • В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

  • Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

  • В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

  • Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.

ТК РФ условие о трудовой функции (работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретном виде поручаемой работнику работы) является обязательным условием трудового договора. ТК РФ не содержит упоминания о должностной инструкции. Вместе с тем, как отмечает Федеральная служба по труду и занятости в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0, должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений, а именно документом, определяющим задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Таким образом, помимо указания конкретной трудовой функции непосредственно в трудовом договоре ее содержание может быть детализировано в должностной инструкции.

Как отказаться от назначения исполняющим обязанности начальника?

Суд пояснил: «Совершенно очевидно, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем или помощником отсутствующего работника (при отсутствии должности заместителя)… работы в период отсутствия замещаемого работника намного выше, нежели в период, когда приведенные работники выполняют работу при работающем руководителе». Поэтому, если трудовым договором, заключенным с работником, не установлен размер доплаты за исполнение обязанностей начальника отдела на время его отсутствия, заключение соглашения с первым, по нашему мнению, необходимо. В этом соглашении нужно отразить объем конкретной дополнительной работы, ее содержание, размер доплаты.

Форумы

Дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, работник может отказаться от них. Такая дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а если дополнительная работа предусматривается по такой же профессии (должности), то можно просто расширить зоны обслуживания или увеличить объем работ. Для исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором необходимо четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику.
В соглашении необходимо также оговорить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу. Если работник не согласен с такими условиями, он имеет полное право на отказ.

Исполняющий обязанности: назначение, работа, оплата

Пунктом 1 Разъяснений в отношении начальников структурных подразделений организаций и штатных заместителей доплата за исполнение обязанностей без освобождения от основной работы была запрещена. Однако Верховный Суд РФ признал недействующими соответствующие положения в части, запрещающей выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника (определение от 11.03.2003 № КАС03-25). Кассационная коллегия Верховного Суда РФ указала на то, что положения Разъяснения не соответствуют действующему законодательству, поскольку допускают выплату заработной платы за выполняемую работу в период отсутствия руководителя не в соответствии с количеством выполняемой работы и сложностью труда, что противоречит, в частности, нормам ст.


21 и 151 ТК РФ.

Право подписи исполняющим обязанности

Внимание

Работнику полагается доплата за выполнение обязанностей отсутствующего начальника отдела. В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы. В частности, для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности) (ч.


2 ст. 60.2 ТК РФ). При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата (ч. 1 ст. 151 ТК РФ). Согласно ст.
В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с исполнением работником обязанностей временно отсутствующего работника или с исполнением обязанностей по вакантной должности в тех случаях, когда работник освобождается от выполнения его основной (прежней) работы. Правовое регулирование отношений, связанных с назначением работника исполняющим обязанности, осуществляется нормами Трудового кодекса РФ, Разъяснением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/32 «О порядке оплаты временного заместительства» (действующим в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ) (далее — Разъяснение), иными правовыми актами Российской Федерации и действующими на территории Российской Федерации нормативными правовыми актами Союза ССР.
Отметим, что на практике некоторые работодатели полагают, что, если должностная инструкция, на которую в трудовом договоре содержится ссылка, предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие, производить доплату за исполнение функций отсутствующего руководителя в период его отсутствия не нужно. Полагаем, что это связано с тем, что до введения в действие ТК РФ вопросы оплаты труда так называемых «штатных заместителей» регулировались в том числе положениями разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденными постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39 (далее – Разъяснения).
В данном случае исполнение обязанностей руководителя производится на основании приказа о распределении обязанностей и соответствующей доверенности. Порядок назначения исполняющего обязанности руководителя Назначение исполняющего обязанности руководителя напрямую зависит от организационно-правовой формы юридического лица. В некоторых видах организаций действует ограничение на замещение должности руководителя. Так, например, в производственных кооперативах председателем может быть только член кооператива, следовательно, исполняющий обязанности также должен являться членом кооператива. В хозяйственных обществах таких ограничений нет, поэтому исполняющим обязанности руководителя может быть назначен любой сотрудник организации, имеющий соответствующие профессиональные навыки, например руководителя структурного подразделения.

Трудового кодекса РБ). Также руководитель – это единоличный исполнительный орган юридического лица и иные лица, осуществляющие в установленном законодательством порядке деятельность от имени юридического лица. Правовой статус исполнительных органов юридических лиц регулирует гражданское и трудовое законодательство. Вместе с тем законодательство не содержит прямых норм, регулирующих исполнение обязанностей руководителя при его временном отсутствии.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя означает оперативное замещение должности руководителя в связи с временным отсутствием у него возможности осуществлять свои полномочия непосредственно. В сложившейся практике делового сотрудничества полномочия временно исполняющего обязанности приравниваются к полномочиям единоличного исполнительного органа организации (руководителя).

У руководителя отдела продаж есть штатный заместитель. В марте у руководителя по графику отпуск. Я, как обычно, оформила приказ на его отпуск и приказ о временной передаче полномочий «заму». Предложила «заму» ознакомиться с приказом под роспись, а он отказался выполнять дополнительную работу без оплаты. Говорит, что его должностная инструкция не предусматривает исполнение обязанностей руководителя, и выполнять такую работу без доплаты он не будет. Решили ему доплатить определенную сумму – и снова отказ. Теперь, видите ли, «очень уж маленькую доплату ему установили за такую ответственную работу». Но раз уж на то пошло, должны ли мы вообще спрашивать его согласие на выполнение обязанностей руководителя, ведь должность заместителя сама по себе подразумевает «замены» по необходимости, разве не так?

Да уж, ситуация у вас, конечно, непростая. Заместитель руководителя фактически есть, а замещать руководителя не желает! Проблема? Несомненно. И она, конечно, требует решения.

Сразу же напомним, что ст. 60 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ ) запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Когда придется менять трудовой договор:

Так, если в должностной инструкции и (или) в трудовом договоре заместителя руководителя не предусмотрена обязанность выполнять функции руководителя в период его временного отсутствия, то он и не обязан делать это по умолчанию каждый раз, когда руководителя по каким-то причинам нет на месте.

Исполнение обязанностей руководителя в таком случае должно оформляться путем поручения заместителю дополнительной работы в порядке ст. 60 2 ТК РФ с соответствующей доплатой или путем временного перевода заместителя на должность руководителя. Давайте рассмотрим варианты оформления ситуаций.

ВАЖНО!

Заместитель не обязан автоматически исполнять должностные обязанности временно отсутствующего руководителя

Вариант 1. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в порядке, предусмотренном ст. 60 2 ТК РФ.

Так, получив предварительно согласие работника, работодатель может заключить с ним дополнительное соглашение (пример 1 ) и издать приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя (пример 2 ).

Вариант 2. Временный перевод на другую работу на основании ст. 722 ТК РФ.

Второй вариант также оформляется дополнительным соглашением и приказом о временном переводе работника на другую работу.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

На практике в подобных случаях работодатели, не договорившись с работником по условиям выполнения дополнительной работы, пытаются решить данный вопрос радикальным путем - вносят изменение в должностную инструкцию, дополняя этот документ соответствующей обязанностью в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. Однако такой порядок действий не соответствует трудовому законодательству по следующим причинам.

Причина 1. Согласно ст. 74 ТК РФ такие изменения возможны при условии, что они были вызваны изменениями организационных или технологических условий труда - изменением в технике или технологии производства, структурной реорганизацией и т. п.

Так, исходя из ст. 56 Гражданского процессуального кодекса РФ работодатель обязан, в частности, представить доказательства, подтверждающие, что изменение определенных сторонами условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, например изменений в технике и технологии производства, совершенствования рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства, и не ухудшило положения работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

То есть работодатель не вправе самостоятельно внести изменения в трудовой договор и (или) должностную инструкцию работника при отсутствии указанных выше причин. И простого желания руководителя организации на внесение изменений в должностную инструкцию работника для этого недостаточно.

Причина 2. В соответствии со ст. 74 ТК РФ изменение ранее определенных условий возможно, если только в связи с организационными или технологическими изменениями труда такие условия не могут быть сохранены.

Причина 3. В порядке, установленном ст. 74 ТК РФ, по инициативе работодателя могут быть изменены любые определенные сторонами условия трудового договора, за исключением изменения трудовой функции работника. Дополнение же должностной инструкции новой обязанностью влияет на содержание трудовой функции работника

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, следует отличать от временного перевода на другую работу в порядке ст. 722 ТК РФ, когда перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы.

Отличие 1. Выполнение дополнительной работы путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника предполагает, что работник не освобождается и от своей основной работы, которую он должен выполнять в полном объеме, в то время как дополнительная работа может быть поручена работнику в какой- то части с соответствующей оплатой. Также такая работа может быть распределена между несколькими работниками.

Временный же перевод на другую работу подразумевает полное освобождение работника от основной работы с временным исполнением всех трудовых обязанностей по другой работе, на которую он переводится.

Основные отличия исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, от временного перевода на другую работу

Отличие 2. Выполнение дополнительной работы путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника предполагает наличие обязательного на то письменного согласия работника. Временный перевод по общему правилу тоже осуществляется с согласия работника, однако возможен и без его согласия, но при определенных обстоятельствах: если замещение временно отсутствующего работника вызвано чрезвычайными обстоятельствами - катастрофой природного или техногенного характера, производственной аварией, несчастным случаем на производстве, пожаром, наводнением, голодом, землетрясением, эпидемией или эпизоотией и любыми исключительными случаями, ставящими под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

Отличие 3. Размер оплаты дополнительной работы путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается соглашением сторон трудового договора, в случае же временного перевода на другую работу для замещения временно отсутствующего работника оплата по общему правилу производится по выполняемой работе. При переводе на другую работу без согласия работника при определенных обстоятельствах, оговоренных выше, а также при этих же обстоятельствах, но когда работник переводится на другую работу, требующую более низкой квалификации, с его письменного согласия оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней.

Отличие 4. Как работник, так и работодатель в любой момент могут отказаться от выполнения дополнительной работы путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, письменно предупредив об этом другую сторону не позднее чем за три рабочих дня. Временный перевод же осуществляется на определенный срок, до истечения которого стороны не могут в одностороннем порядке инициировать его прекращение. Изменение срока временного перевода возможно только по взаимному согласию сторон.

Резюме

Заместитель руководителя отдела в случае, если в его должностной инструкции и (или) трудовом договорене прописано исполнение обязанностей руководителя на период временного отсутствия последнего, не обязан автоматически исполнять обязанности руководителя. Такое замещение требует оформления в соответствии с трудовым законодательством и соответствующей оплаты.

Отличие 5. Срок выполнения дополнительной работы путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника не может превышать времени отсутствия основного работника. Напротив, если по окончании срока перевода, например в связи с увольнением временно отсутствующего работника, прежняя работа работнику не была предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Поскольку в вашем случае речь идет о выполнении заместителем работы как по своей должности, так и по должности временно отсутствующего руководителя отдела продаж, то имеет место исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Размер доплаты за выполнение дополнительной работы одновременно по двум должностям заместителю должен быть установлен с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

ПРИМЕР 1

Дополнительное соглашение об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя отдела без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором (фрагмент )

ПРИМЕР 2

Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя отдела (фрагмент )

Справочник сотрудника дает ответы на ключевые вопросы, связанные с новым местом работы. Актуальное обновление базы данных ответов на вопросы сотрудников-2019.

Из статьи вы узнаете:

Какую информацию об организационной структуре компании нужно включить в справочник сотрудника

Может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела?

У нас небольшая организация, и есть отделы, в которых работает по одному человеку. Если работник – руководитель, должны ли быть в отделе подчиненные?
Андрей Левин, ведущий специалист по кадрам

Формально Трудовой кодекс не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, которые состоят только из одного работника, в частности руководителя отдела. Вместе с тем должность «руководитель» предполагает руководство подчиненными. Например, Квалификационный справочник предусматривает такую обязанность для должности «начальник отдела кадров» (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Квалификационные справочники носят рекомендательный характер. Но есть исключения, когда Трудовой кодекс и другие законы устанавливают компенсации и льготы или налагают ограничения в связи с работой по определенным должностям. Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности – функционалу из справочника (ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Если нарушить эти условия, работник не получит права на компенсацию и льготы.

Если в отделе отсутствуют другие штатные единицы, то в штатном расписании можно предусмотреть только должность руководителя. Но чтобы название должности соответствовало направлению деятельности компании, обозначьте ее как «заместитель руководителя» по нужному направлению. Так, например, чтобы не создавать отдел кадров, который состоит из одного начальника, введите позицию «заместитель руководителя организации по персоналу».

Нужно ли указывать в штатном расписании должности временных и сезонных сотрудников?

Наша компания оказывает услуги по доставке билетов. В летний период объем работ возрастает, и мы хотим принять дополнительных курьеров. Нужно ли прописывать эти должности в штатном расписании?
Анна Колесова, менеджер по персоналу

Да, нужно. Такие работы либо краткосрочны, либо сотрудники выполняют их в течение определенного периода в силу природных или климатических условий (абз. 3, 4 ч. первой ст. 59 ТК РФ). В результате работодатель создает на это время новые рабочие места, которые необходимо ввести в штатное расписание , а по окончании установленного периода – вывести. Но, если организация принимает временного сотрудника на время отсутствия основного, за которым сохраняется место работы, то изменения в штатное расписание вносить не нужно (абз. 2 ч. первой ст. 59 ТК РФ).

Чтобы постоянно не вносить изменения в штатное расписание, сделайте примечание о сезонном характере работ в графе 10 «Примечание» унифицированной формы. Вне сезона такие должности будут числиться вакантными. Однако такой способ имеет и свои минусы. О вакансиях придется ежемесячно сообщать в службу занятости.

Как дать информацию о штатном расписании в справочнике сотрудника

Обязательно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных работников?

У нас производственная компания по пошиву одежды. Мы принимаем работника, который будет выполнять обязанности на дому. Нужно ли его учитывать как штатного сотрудника?
Светлана Полякова, инспектор по кадрам

Да, нужно. Однако, если надомника принимают временно для замещения основного сотрудника, он будет штатным сотрудником, но не увеличит количество единиц в штатном расписании.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Любого сотрудника, с которым работодатель заключает трудовой договор, отражают в штатном расписании. Это правило не зависит от особенностей характера работы: совместительство, работа дистанционно, на дому. При этом все надомники, которые работают по трудовым договорам – штатные. Поэтому должности и штатные единицы надомных сотрудников, если они не являются временными заместителями основных сотрудников, обязательно учитывайте в штатном расписании.

Можно ли внести в штатное расписание должности, прием на которые будет проходить через несколько месяцев или лет?

С сентября мы планируем расширить штат и принять новых специалистов. Можно ли заранее внести изменения в штатное расписание?
Олег Кантауров, начальник отдела кадров

Да, можно. Работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает кадровые решения, в том числе по подбору персонала. В Трудовом кодексе нет норм, которые обязывают компанию сразу заполнять вакантные должности в штатном расписании. Также на это указывают суды (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Однако стоит иметь в виду последствия.

Если в штатном расписании есть вакансии, независимо от того, требуются на них сотрудники или нет, вам придется ежемесячно сообщать о них в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Штатное расписание во многих организациях необходимо для планирования фонда оплаты труда (ФОТ) и финансовых бюджетов. По умолчанию суммы, которые в нем предусматривают, включают в ФОТ. Чтобы бюджет не оказался завышен, учитывайте в нем вакансии, которые прописываете в штатном расписании на будущее.

Таким образом, вносите в штатное расписание должности, даже если прием сотрудников планируете осуществить спустя некоторое время. Этот же подход применяйте, если используете и самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

О каких местах нужно сообщать в службу занятости – свободных или вакантных?

Мы впервые готовим отчет в службу занятости. О каких вакансиях нужно сообщать?
Юлия рыбина, специалист по кадрам

В службу занятости ежемесячно нужно сообщать обо всех свободных и вакантных должностях (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). В законе нет единого определения понятиям «вакантная должность» и «свободная должность». Судебная практика по вопросам сокращения разделяет эти понятия. Позицию считают вакантной, когда по ней нет трудовых договоров, а свободной, если сотрудник временно отсутствует по каким-либо причинам. Например, когда основной сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребенком, убывает в длительную командировку.

Когда готовят статистические отчеты, вакантными считают места, которые свободны после увольнения , ухода в отпуск по беременности и родам и уходу за ребенком, а также новые рабочие места, на которые планируют принять сотрудников в течение 30 дней (Приказ Росстата от 05.07.2016 №325).

С учетом всех подходов подавайте сведения как на вакансии, по которым не заключен ни один трудовой договор, так и на временно свободные должности, по которым запланирован прием работников.

Как обосновать названия должностей в справочнике сотрудника

Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.», «ио», «врио»?

У нас увольняется директор департамента. Исполнять его обязанности временно будет начальник управления. Можно ли в документах указывать его должность, как «врио директора департамента»?
Галина Загитова, руководитель отдела

Нет, вы не можете указывать должность как «врио». Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утвержден приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) не содержат должностей, имеющих приставку «и. о.», «ио», «врио». Исполнение обязанностей другого работника оформите либо как поручение дополнительной работы с сохранением прежних обязанностей без изменения должности, либо как временный перевод на позицию того, кого требуется заменить (ст. 60.2, 72.2 ТК РФ).

Сотрудник, который выполняет обязанности работника с правом подписи параллельно со своей основной работой, в документах может ставить «и. о.» и должность коллеги, который отсутствует (п. 3.17 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Или указывать в документах текущую должность работника и подтверждать полномочия на подпись документов ссылкой на приказ о временном исполнении обязанностей (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст) (образец ниже).

В каких случаях вводится должностное наименование «главный», «ведущий», «старший»?

У нас молодая быстро растущая компания. Мы сформировали штат из двух десятков экономистов. При приеме должности назвали по-разному, тремя категориями: главный экономист, ведущий и старший. Руководитель поставил задачу все привести к единообразию. Как правильно применять приставки «ведущий», «главный» и «старший»? Что из них главнее?
Наталья Писарева, инспектор отдела кадров

Категории «ведущий», «старший» – это производные от базовых должностей, которые есть в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Должностное наименование «старший» применяют, если сотрудник наряду с основными обязанностями руководит подчиненными ему исполнителями. Такую категорию можно установить в порядке исключения, если у работника нет подчиненных, но он самостоятельно ведет участок работы. При этом для должностей специалистов с квалификационной категорией (например, инженер I категории) наименование «старший» не применяют.

На специалистов категории «ведущий» возлагают функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации либо обязанности по координации и методическому руководству группами в отделах.

Наименование «главный» предусматривает повышенные квалификационные требования к должности (главный инженер, главный бухгалтер, главный энергетик и т. п.). Помимо этого, данную категорию можно прописать в локальном акте организации с учетом требований к образованию и квалификации сотрудника, например, «главный специалист по...» (ст. 8 ТК РФ).

Можно ли в штатном расписании по должности установить вилку окладов?

Часто на основании резюме принимаем работника, а его способности оказываются ниже ожидаемого, при этом он получает зарплату уже как высококвалифицированный специалист. Можно ли в штатном расписании предусмотреть вилку окладов, минимальный и максимальный, в зависимости от квалификации работника?
Анатолий Свистков, менеджер по персоналу

Нет, нельзя. Законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Поэтому, если установить вилку окладов по одной профессии либо должности, у которых нет градаций по разряду или по категории, это будет дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК РФ).

Вилку окладов можно установить только в случае различий в разрядах профессий либо в категории квалификации должностей сотрудников, которые отражают в штатном расписании в графе 3 (ст. 143 ТК РФ). Например, фрезеровщикам 2-го и 6-го разряда или инженеру по охране труда I категории и инженеру по охране труда II категории.

Варьировать величину оплаты труда возможно за счет надбавок. Их определяют в зависимости от трудовых навыков сотрудника, сложности, количества, качества и условий работы, которую он выполняет (ч. первая ст. 132 ТК РФ). Отразите надбавки в графах 6–8 штатного расписания. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 27 апреля 2011 г. № 1111-6-1. Правомерность такой позиции подтверждают и суды (апелляционные определения Ярославского областного суда от 5 мая 2014 г. № 33-2519/2014, решение Савеловского районного суда г. Москвы от 3 июня 2015 г. № 2-3726/2015).