Пока на большинстве предприятий документооборот существует в бумажной форме. Безусловно, в таком виде документооборот более привычен и традиционен, но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности.

Минусы бумажного документооборота

Медленный поиск документов;
Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
Длительность сроков подготовки и согласования документов;
Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Плюсы электронного документооборота

на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки;
отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами - система электронного документооборота нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;
организация единого корпоративного информационного пространства. Информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не на компьютерах сотрудников;
повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам (таким как экономия расходных материалов, экономии рабочего времени сотрудников), но и к повышению качества управления организацией (принимать решения можно быстрее, наглядно видеть ход выполнения работ над документами).

Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить. К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота.

Плюсы

Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств. Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку.

Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.

Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами.

Минусы

Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.

Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.

Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.

По материалам

Многие как крупные, так и небольшие компании уже оценили преимущества перехода на электронный документооборот между организациями. Сегодня ЭДО уверенно входит в повседневную жизнь, вытесняя привычную бумажную бюрократию, и для успешного ведения бизнеса важно научиться обращаться с ним. Разберем основные положительные и отрицательные моменты перехода на ЭДО 2017.

В чем плюсы электронного документооборота?

Первое преимущество ЭДО - существенная экономия временных ресурсов, необходимых для формирования, проверки и согласования документов. Это касается и внутреннего делопроизводства компании, и обмена данными с контрагентами и государственными органами.

Сдача отчетности в электронном виде с системой «Бухсофт Онлайн» - удобный, доступный и безопасный электронный документооборот с госорганами!

Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно.
Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.
Нельзя не сказать и о полном контроле руководителя над всеми бизнес-процессами в своей организации. ЭДО дает возможность поэтапно отслеживать выполнение любой документальной работы, что значительно улучшает исполнительскую дисциплину.
Грамотно настроенный электронный документооборот позволяет сегментировать права и полномочия. Ответственные сотрудники получают доступ только к тем документам, которые необходимы им в рамках рабочих обязанностей и компетентности. Таким образом, обеспечивается многоуровневый подход к конфиденциальности данных. Кроме того, в системе сохраняются все сведения о последних изменениях, удалении и создании новых документов сотрудниками.
В рамках внутреннего документооборота компании ЭДО 2017 обеспечивает быстрое доведение до сотрудников новых положений о работе, инструкций, приказов руководителя и иных локальных правовых актов для ознакомления. Электронный документооборот создает единое информационное пространство, вовлекает в бизнес-процесс каждого работника, формирует корпоративную культуру внутри коллектива.
Напоследок стоит сказать, что в современном мире те, кто вовремя успел адаптироваться ко всем стремительным изменениям на рынке международных стандартов, остается конкурентоспособен и рентабелен. А система электронного документооборота в немалой степени этому способствует.

Плюсы ЭДО существенны, но система не лишена и некоторых отрицательных сторон. Рассмотрим их.

Электронный документооборот все чаще внедряется в крупный и малый бизнес, а также в государственные структуры. Переход с ручного режима работы с документами на электронный и автоматизированный сегодня практикуется повсеместно. В этой статье мы разберемся, что такое электронный документооборот, каковы его главные преимущества и выясним, есть ли у него недостатки.

Что такое электронный документооборот?

Данная система автоматизации бизнеса представляет собой комплекс мероприятий по управлению любыми типами документов, начиная от их создания, заканчивая архивацией. Ключевым отличием электронного документооборота от бумажного является перенос всего процесса работы с документами на IT-платформу. Такой документооборот позволяет с легкостью управлять и договорным процессом – от момента разработки договора в системе, согласования и до его исполнения.

Принцип работы электронного документооборота

Главным принципом работы с электронным документооборотом является создание единой базы документов, что заранее исключает возможность потери или повторного создания того или иного документа. Система мгновенного поиска файла по его различным параметрам позволяет найти необходимый документ даже при владении ограниченной информацией о нем.

При создании любого документа система электронного документооборота позволяет выполнять сразу несколько операций в системе. А это значительно сокращает время работы, затраченное на обработку документа, а также помогает определить ответственное лицо на каждом этапе его движения. Создание шаблонов для разных типов документов значительно экономит время работы с ними, а также минимизирует допущение ошибок при их создании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Одним из главных плюсов электронного документооборота является возможность упорядочить весь процесс работы с документами. Вы сможете в любой момент определить их статус и ответственное лицо. В отличие от работы с бумажным документооборотом сотрудник не сможет потерять документ или присвоить ему один и тот же номер, так как в системе электронного документооборота это происходит автоматически.

Увеличение скорости работы с документами – еще один важный момент при внедрении электронного документооборота. Файл мгновенно попадает к нужному сотруднику, ответственному за тот или иной этап работы с документом. Также электронный документооборот позволяет быстро редактировать имеющиеся документы, если в них была допущена ошибка. Каждую новую редакцию документа система будет сохранять, что усиливает контроль над процессом.

Организация удаленного доступа к электронной базе данных документов позволяет всегда иметь при себе необходимый файл, где бы вы ни находились.

Система безопасности электронного документооборота находится на высоком уровне и надежно защищает ваши документы от несанкционированного доступа.

Если говорить о минусах электронного документооборота, то к ним можно отнести лишь затраты на внедрение платформы в бизнес и время, которое потребуется сотрудникам компании на то, чтобы привыкнуть к новой системе работы с документами. В случае если ваш бизнес малого или среднего размера, либо если вы только вышли на рынок, то вы можете значительно сэкономить время перехода на электронный документооборот при оцифровке небольшого объема уже имеющихся у вас бумажных документов. Кроме того, именно сейчас вы можете выбрать электронный документооборот нового поколения, систему с интеллектуальным управлением. Например, разработка с роботизированной технологией от управляет в автоматическом режиме. Интеллектуальный робот самостоятельно осуществляет запуск процессов согласования документов и контролирует их исполнение. Несколько лет назад подобные технологии не были представлены на рынке систем автоматизации бизнеса, поэтому большинство компаний все еще пользуется классическими программами электронного документооборота. Их функционал не столь обширен и разнообразен, как возможности системы Flexbby One.

Электронный документооборот – плюсы и минусы.

Переход на электронный документооборот - не российская, а общемировая тенденция. Во многих странах на законодательном уровне установлено, что компании обязаны в определенных случаях применять электронные документы. Так, в Австрии электронные документы используются при заемных и арендных операциях, в Бразилии - в розничной торговле, табачной и автомобильной промышленности. В Корее отказ выпустить электронный счет обернется штрафом в размере 2% от суммы операции, а отказ от передачи электронного документа - штрафом в размере 1% от суммы операции.

В России электронный документооборот пока носит добровольный характер. Но государство всячески лоббирует его применение. По данным ФНС России, на территории РФ ежегодно циркулирует порядка 45 млрд бумажных документов - договоров, актов, накладных и т.д. Из них более 15 млрд - счета-фактуры.

Между тем, как показывают международные исследования, внедрение электронного документооборота позволяет сократить время обработки документов на 70%, а общая экономия составляет 2-3% валового оборота компании.

Преимущества электронного документооборота

Прежде всего, это сокращение издержек компаний. Отпадает необходимость в затратах на приобретение бумаги, расходных материалов для печати (чернил, картриджей и т.д.). Не надо выделять огромные площади для хранения бумажных документов и нести расходы по сдаче документов в архив.

Поскольку передача электронного документа происходит почти мгновенно, причем независимо от местонахождения контрагента, внедрение электронного документооборота способствует ускорению оплаты счетов, а значит, увеличению оборачиваемости денежных потоков, что в конечном итоге увеличит доходы компании.

Кроме того, сокращается количество споров между контрагентами, так как электронный документооборот между ними обычно осуществляется не напрямую, а через третьих лиц (операторов). И просто так обвинить контрагента в его недобросовестности по передаче документов не получится.

Нюансы применения электронных счетов-фактур

С 23 мая 2012 г. российские налогоплательщики получили возможность обмениваться электронными счетами-фактурами. С этой даты вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Документ закрыл последнюю брешь в законодательстве, не позволявшую применять электронные счета-фактуры в хозяйственной практике.

Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.

Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России. Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п. 5.1 Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота, утвержденного приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253). На сайте ФНС России можно найти реестр операторов, обеспечивающих электронный документооборот счетов-фактур между продавцом и покупателем. На 8 июня 2012 г. в него входит 13 операторов, 12 из которых уже подали документы на включение в сеть доверенных операторов электронного документооборота.

Во-вторых, надо получить электронную цифровую подпись в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных в сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы (п. 1.8 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Перечень таких центров размещен на официальном сайте ФНС России.

Наконец, в-третьих, следует приобрести необходимое программное обеспечение. В функции доверенного оператора входит распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая средства криптографической защиты информации, реализующие электронный документооборот в соответствии с требованиями нормативных актов. Поэтому необходимое программное обеспечение лучше приобрести у него. Программное обеспечение может быть как отдельной программой, так и модулем, встраиваемым в популярные бухгалтерские программы.

Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

1)простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;

2)неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);

3)квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицированной).

К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации предусмотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»).

К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии – 7 и 8;

поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;

«дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно – за бумажными, отдельно – за электронными документами.

Кроме того, везде есть свои нюансы. Так, в бумажных документах возможны опечатки, но зато они «живые», перед глазами. Сегодня на небольшие помарки в налоговых органах закрывают глаза. Электронные же документы, которые в принципе передаются мгновенно, можно ожидать в течение 5 дней, поскольку на действие каждой стороны отводится по одному рабочему дню. Это может быть связано с разной продолжительностью рабочего дня, с разницей в часовых поясах и т.д.

В заключение отметим, что переход к электронному документообороту – дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных документов.

История